Hyvät Sipi Kirjavaisen jälkeläiset ja heidän läheisensä.
Sukukirja on viimeistelyssä. Noin 10000 sukulaisen tiedot alkavat olla järjestyksessä.
Nyt on korkea aika tarkistaa 1900-luvun ja tämän vuosisadan tiedot. Keräämme tietoja oheisella lomakkeella. Kullekin lomakkeelle on mahdollista tallentaa yhden perheen tiedot. Mikäli tiedot eivät mahdu samalle lomakkeelle, on hyvä käyttää lisäpaperia tai lomakkeen kääntöpuolta. Tällaisia tilantteita syntyy ainakin, jos henkilöllä on useampia puolisoita ja/tai jos lapsia on paljon.
Lomakkeen täyttämisessä tulee olla huolellinen, koska siirrämme tiedot sellaisenaan sukukirjaan. Toki jätämme pois havaitsemamme virheet.
Pyydämme lähettämään myös perheeseen liittyvän valokuvan teksteineen. Palautamme kuvan ja julkaisemme sen käytettävissä olevan tilan puitteissa. Jos haluat kertoa perheestä laajemmin, niin otamme vastaan myös kertomukset ja lisäkuvat. Ensimmäiseen sukukirjapainokseen emme kuitenkaan sisällytä laajoja kuvauksia. Mutta seuraavassa on sitten tähän parempi mahdollisuus.
Toivomme myös, että tarkistaisit lähisukusi tiedot ja pyytäisit tarvittaessa tietoja heiltä.
Toivomme myös tietoa, kuinka monta kirjaa olet hankkimassa.
Samalla pyydämme itse kultakin julkaisulupaa 100 vuotta nuorempien tietojen osalta. Kuolleiden osalta lupapyyntö koskee vuoden 1960 jälkeisiä tapahtumia. Lomakkeessa pyydetään erikseen lupaa tietojen siirtämiseen Kirjavaisten internet-sivustolle. Käsittelemme erikseen molemmat kysymykset. Nykyisen tietosuojakäytännön vuoksi henkilötietoja käsitellään eri tavoin sähköisten ja paperimuotoisten tulosteiden osalta. Korostan tässä, että internet-ympäristöön siirrettäessä tiedot ovat kaikkien saatavissa, paitsi silloin, kun ne ovat suojatussa osiossa. Kaikki aineisto ennen 1910-lukua on tarkoitus julkaista myös suppeassa muodossa internet-sivuilla.
Jos sinulla ei ole tiedossa yksityiskohtaisia päivämääriä tai paikkakuntia, riittää toki kirjata esim. vuosi. Jos olet epävarma jostain tiedosta, merkitse tiedon yhteyteen kysymysmerkki tai jokin muu selventävä ilmaus. Jos et halua kaikkea ilmoittamaasi tai jo sukutietokannassa olevaa tietoa julkaistavaksi sukukirjassa, niin merkitse selvästi lomakkeelle, mitä ei saa julkaista.
Jos et ole saanut otetta lähisuvustasi, voit pyytää selllaisen allekirjoittaneelta. Lomakkeeseen ei tarvitse täyttää jo tietokannassa olevia tietoa. Lisätietoa annettaessa on kuitenkin hyvä yksilöidä henkilö tarkasti, jotta tiedot siirtyvät oikealle henkilölle.
Lomake pyydetään palauttamaan allekirjoittaneelle. Tiedot voi palauttaa myös sähköpostilla (suosittelen). Lomake on syytä palauttaa myös silloin, kun siihen sisältyy vain julkaisulupamerkintä.
Tulen koostamaan tietojen pohjalta sukukirjan oikovedoksen heinäkuussa pidettävään sukukokoukseen. Siellä pidettävässä 'sukuklinikka' -osiossa on jäsenillä viimeinen tilaisuus tietojen tarkistamiseen ennen varsinaisen sukukirjan julkaisemista.
Kirjavaisen hallitukselta toimeksi saaneena,
Kalevi Hyytiä
Norppakuja 6 A, 01480 Vantaa, 040-5022750,
Päivitetty 8.5.2012